מדריך מערכת ניהול לידים

מערכת ניהול הלידים מאפשרת הקמה, מעקב ובקרה מול הלקוח הפוטנציאלי. המערכת מאפשרת ביצוע תהליך מסודר הכולל תיעוד, שליחת דוא"ל/ מכתב ללקוח הפוטנציאלי והמשך טיפולו עד אשר הלקוח הפוטנציאלי הופך ללקוח קבוע.

1. הגדרות כלליות למערכת

הגדרת מקור ליד:
מכיוון שלידים יכולים להגיע ממספר מקורות שונים, ניתן להגדיר את אותם מקורות מראש לצורך ביצוע דוחות וחיתוכים בעתיד. את ההגדרה אנו נבצע דרך לשונית הגדרות  > רשימות > מקורות הלידים.

הפיכת ליד ללקוח:

  • לאחר שסיימנו את התהליך הראשי מול הלקוח הפוטנציאלי, והוא אכן מעוניין בהצעה, ניתן להפוך את הליד ללקוח.
  • אופציה זו אפשרית רק במידה ויש את מערכת ניהול המשרד.
  • במידה וישנה ת.ז זהה בין הליד לרשימת הלקוחות בניהול המשרד, ברגע שבוחרים להפוך את הליד ללקוח תעלה הודעה לאישור העברת החומר ללקוח הקיים.
  • בביצוע ההפיכה, הטיפול השוטף של הליד והמסמכים שלו עוברים אוטומטית למערכת ניהול המשרד.
  • מרגע ביצוע הפיכת הליד ללקוח, לא ניתן לעדכן את הליד יותר והסטאטוס הראשי מתעדכן באופן אוטומטי ל-"הפך ללקוח".

2. עזרים

התבנית תישמר במחשב והיא נשמרת כקובץ מכווץ הקובץ ולאחר מכן יפתחו 2 קבצי אקסל ובהם יש להזין את נתוני הליד באופן הבא:

תבנית קליטת לידים אלמנטרי בה ניתן להזין את סוגי הלידים הבאים:
רכב
דירה
תאונות אישיות

תבנית קליטת לידים – סיכונים בה ניתן להזין את סוגי הלידים הבאים:
בריאות
משכנתא

עמודת סוג ביטוח – יש לרשום בה את סוגי הביטוח שברצונכם לקלוט באקסל, למשל: רכב. במידה ונבחר סוג הביטוח “רכב” יש למלא את השדות הקשורים ללקוח הפוטנציאלי (מעשן, שם, טלפון וכו’) ואת השדות הקשורים לרכב.

במידה ובקובץ אחד ברצונכם לקלוט גם רכב וגם דירה, יש לרשום בשורות נפרדות:
– בשורה הראשונה למשל נמצא בשדה סוג ביטוח רכב, נמלא את שדות הקשורים ללקוח הפוטנציאלי ואת השדות לרכב.
– בשורה השנייה נרשום בשדה סוג ביטוח– דירה, נמלא גם כאן את השדות הקשורים ללקוח פוטנציאלי ואת השדות הקשורים לדירה. * הסבר זה תקף לשתי התבניות ולכל סוגי הלידים.

לאחר סיום עדכון האקסל, יש לשמור את הקובץ במחשב.

כאשר נחזור למערכת, ללשונית עזרים אנו צריכים לבחור את סוגי הלידים שאנו קולטים (אלמנטרי / סיכונים) וללחוץ על כפתור עיין להעלאה של הקובץ למערכת. לאחר מכן ללחוץ על הכפתור המשך לביצוע הטעינה.

במהלך הטעינה, ייתכנו הודעות הקשורות לקליטה והאם ליד מסוים נקלט או לא.

3. דשבורד

ה-Dashboard הינו מסך אשר מפרט בקלות את התהליכים של המשתמש לפי סטאטוסים:

כאן ניתן לראות, בתצוגת פאי, את כמות הלידים שנסגרו לעומת אלו שלא למשל.

במסך זה ישנו כפתור הגדרות אשר דרכנו ניתן לבחור אילו סטאטוסים ברצונכם להציג בגרפים: