חלונית טיפול שוטף נועדה לתעד אינטראקציה עם הלקוח או בנוגע ללקוח. אינטראקציה יכולה להיות סיכום שיחת טלפון,
סיכום פגישה, משימה בנוגע ללקוח, תיעוד משלוח דואר, דוא”ל ועוד…
הטיפול השוטף מתחלק ל-2:

טיפול המתועד באופן יזום
טיפול המתועד אוטמטית

– בבאפי יש סמל לכל נושא, כך תוכלו להתמצא באופן פשוט באפשרות התיעודים השונים –

טיפול המתועד באופן יזום

זהו טיפול המצריך תיעוד של המשתמש. סוגי הטיפולים המצריכים תיעוד ידני הם:

משימה – משימה שהקמנו לטיפולנו או לטיפול עובד אחר 

סיכום פגישה – ניתן לסכם פגישה שהתקיימה עם הלקוח 

תיעוד – תיעוד של פעולה שביצענו (הקמת פוליסה, עדכון פרטים וכו’) 

דואר יוצא – תיעוד של דבר דואר ששלחנו דרך דואר ישראל 

טיפול המתועד אוטומטית

זהו טיפול המתועד באופן אוטומטי בלשונית השוטף של המבוטח ולא מצריך תיעוד ידני. סוגי הטיפולים המתועדים אוטומטית הם:

דוא”ל – מייל ששלחנו מתוך תיק הלקוח 

מכתב – מכתב ששלחנו מתוך תיק הלקוח 

SMS – הודעת SMS ששלחנו מתוך תיק הלקוח

פקס – פקס ששלחנו מתוך תיק הלקוח

לדוגמה: ברגע ששולחים דוא”ל מתוך חלון הטיפול שוטף של המבוטח, הדוא”ל יתועד אוטומטית ואין צורך לתעד שנשלח דוא”ל.

כעת נלמד כיצד לפתוח כל טיפול, להעבירו למשתמשים אחרים ולנהל את הטיפולים השונים .
ראשית, כדי לפתוח טיפול חדש מסוג כלשהו שי להיכנס לתיק הלקוח ללשונית “טיפול שוטף” וללחוץ על כפתור “חדש“.

תזכורת

מסך התזכורות “קופץ” בכל פעם שהוגדרה תזכורת לביצוע טיפול מסוים כגון: שיחה, משימה, סיכום פגישה וכו’… מסך
התזכורות יופיע מחוץ לתוכנת באפי בחלון קטן ולא יפריע למהלך העבודה התקין במערכת. כמו כן, גם אם באפי ממוזערת
בסרגל הכלים של windows לצורך עבודה על מערכות אחרות, התזכורות עדיין יופיעו.
במידה והוגדרה תזכורת לטיפול כלשהו, התזכורת תופיע כך:

השהה – מאפשר להשהות את הקפצת התזכורת למועד מאוחר יותר
בטל – מבטל את התזכורת לחלוטין ומסיר את הסימן של התזכורת מהטיפול
קליק ימן על שורת התזכורת – מאפשר לסמן שהטיפול הסתיים ומאפשר לפתוח את תיק הלקוח ישירות מחלונית התזכורות

 

שיחה

חלון שיחה מאפשר לתעד שיחה עם הלקוח או בנוגע ללקוח

עדיפותניתן לציין אם השיחה היא שיחה חשובה, רגילה או בעדיפות נמוכה.
חברה – ניתן לציין באיזו חברת ביטוח/שוק ההון/ שירותי דרך קשורה השיחה.
תאריך האירוע – זהו התאריך בו התבצעה השיחה. התאריך שנרשם באופן אוטומטי הוא תאריך פתיחת השיחה אך זה ניתן
לשינוי ע”י המשתמש. לצורך העניין ניתן לפתוח שיחה ולציין שהשיחה התקיימה אתמול.
תאריך תזכורת – ניתן להזין תאריך תזכורת להמשך טיפול בשיחה. כשאר מזינים תאריך ושעה התזכורת תיפתח בחלון
“קופץ” במהלך העבודה במערכת.
סוכן – במידה וקיימים כמה סוכנים במשרד ניתן לבחור באיזה סוכן קשורה השיחה.
לטיפול ע”י – ניתן לבחור משתמש מרשימת המשתמשים במערכת והתזכורת תופיע למשתמש שנבחר לטיפול
תוצאת שיחה – ניתן להזין מה היתה תוצאת השיחה. מערכת באפי מספקת מס’ תוצאות שיחה אפשריות אך המשתמש יכול
להזין תוצאה שלא קיימת במאגר התוצאות. במידה ומערכת באפי תזהה תוצאה שלא קיימת תוצג שאלה “תוצאה זו אינה
קיימת במאגר, האם להקים במערכת?” במידה ובוחרים “כן” התוצאה תוקם ברמת המערכת וכל המשתמשים יראו את
התוצאה שהוקמה בכל תיקי הלקוחות. במידה ובוחרים “לא” המערכת בכל זאת תקבל את התוצאה באופן חד פעמי רק
בטיפול הספציפי שנפתח ולא תופיע במאגר הכללי של המערכת.
נושא – שדה המאפשר לרשום את נושא השיחה
תוכן השיחה – החלון הלבן הגדול המאפשר לרשום את מהלך השיחה ואף לעצב את המלל (צבע, גופן וכו’…)

לסיום יש ללחוץ על כפתור “שמור

לאחר שמירה כך תיראה השורה של הטיפול שיצרנו קודם לכן:

קליק ימין על שורת הטיפול

כאשר לוחצים בקליק הימני על שורת הטיפול יפתח תפריט עם אפשרויות נוספות

עדכן מאפשר לעדכן את השיחה לאחר שמירה
סמן כטופל – לחיצה על כפתור זה תהפוך את הטיפול בשיחה משעון ירוק לסימן V ירוק. ברגע שמגדירים שהטיפול הסתיים
התזכורת לא תופיע יותר
העבר טיפול ל… – מאפשר להעביר את הטיפול למשתמש אחר לאחר הקמת הטיפול
שלח אל – מאפשר שליחה של תיעוד הטיפול בדוא”ל או בפקס
שייך ל – מאפשר לשייך את הטיפול לפוליסה/הצעה/תביעה (מומלץ להקים את הטיפול ברמת הפוליסה/ההצעה/התביעה 
מראש ולחסוך זמן בשיוך טיפולים, נלמד לעשות זאת בהמשך)
הדפס – מאפשר להדפיס את תיעוד השיחה
מחקלא מומלץ! ניתן למחוק את השיחה. השיחה המחוקה תעבור לסך המחזור ולא תימחק לצמיתות.

הקמת משימה

הקמת משימה מאפשר להעביר משימות בין משתמשים בנוגע ללקוחות, מעסיקים ובנושאים כללים. משתמש יכול לפתוח
משימה לטיפול אישי שלו או שהוא יכול להעביר משימה לטיפול משתמש אחר במשרד. יתרון בולט של משימה הוא היכולת
לצרף קבצים למשימה, לאפשר משוב אוטומטי בשינוי סטטוס המשימה ועוד דבר, שמירת כל פעולה שהתבצעה בתוך חלון
המשימה.

נושא – שדה המאפשר לרשום את נושא השיחה
סטטוס – מאפשר את בחירת הסטטוס של המשימה, טרם בוצעה, בוצעה, הודעה בלבד, תשובה, בטיפול.
עדיפות – מאפשר את בחירת העדיפות של המשימה, נמוכה, רגילה, חשובה.
חברה – מאפשר את בחירת חברת הביטוח (אם קשורה למשימה)
סוכן – מאפשר לבחור את סוכן הביטוח.
לטיפול ע”י – מאפשר את בחירת הגורם המטפל.
יעד סיום – מאפשר קביעת תאריך יעד לסיום.
תאריך תזכורת – ניתן להזין תאריך תזכורת להמשך טיפול במשימה. כשאר מזינים תאריך ושעה התזכורת תיפתח בחלון
“קופץ” במהלך העבודה במערכת.
הודעת שינוי סטטוס – מאפשר הכנס מספר סלולרי שיקבל מסרון המיידע אותו על שינוי סטטוס במשימה.
הודעת שינוי סטטוס – מאפשר הכנסת כתובת דוא”ל שאליה ישלח מייל המיידע על שינוי בסטטוס משימה.
צרף קבצים – מאפשר צירוף של קבצים נוספים לתזכורת. קבצים מהמחשב או מתיק לקוח או מסורק.
הוסף פעולה – הוספת פעולה מאפשרת מעקב נכון ואמית על הנעשה מול הלקוח/חברה.
תוכן המשימה – החלון הלבן הגדול המאפשר לרשום את מהלך השיחה ואף לעצב את המלל )צבע, גופן וכו’…(

לסיום יש ללחוץ על כפתור “שמור

תאום פגישה

נושא – כתיבת נושא הפגישה
מיקום – המקום בו תתקיים הפגישה
שעת התחלה – שעת התחלה של הפגישה
שעת סיום – שעת סיום של הפגישה
אירוע של יום שלם – ימלא ביומן את כל היום
יומן – מאפשר את בחירת היומן של העובד הרלוונטי
תזכורת – ניתן להזין תאריך תזכורת להמשך טיפול בפגישה. כשאר מזינים תאריך ושעה התזכורת תיפתח בחלון “קופץ”
במהלך העבודה במערכת.
תוכן הפגישה – החלון הלבן הגדול המאפשר לרשום את מהלך השיחה ואף לעצב את המלל (צבע, גופן וכו’…)

לסיום יש ללחוץ על כפתור “שמור

סיכום פגישה

אפשרות זו מאפשרת לתעד פגישה שהתקיימה עם הלקוח ולציין את מהלך הפגישה ואף את תוצאתה. כמו כן ניתן לקבוע
תזכורת להמשך טיפול בפגישה.

תיעוד חדש

אפשרות זו מאפשרת לתעד הערות כלליות ולקבוע תזכורות בתיק הלקוח.

עדיפות – מאפשר את בחירת העדיפות, נמוכה/רגילה/חשובה.
חברה – מאפשר את בחירת חברת הביטוח (אם קשורה)
תאריך האירוע – מאפשר את בחירת התאריך בו הוכנס התיעוד.
תאריך תזכורת – מאפשר להזין תאריך תזכורת להמשך טיפול בתיעוד. כשאר מזינים תאריך ושעה התזכורת תיפתח בחלון 
“קופץ” במהלך העבודה במערכת.
סוכן – מאפשר את בחירת הסוכן
נושא – מאפשר להזין את נושא התיעוד
תוכן התיעוד – החלון הלבן הגדול המאפשר לרשום את מהלך הפגישה ואף לעצב את המלל (צבע, גופן וכו’…)

לסיום יש ללחוץ על כפתור “שמור

דואר יוצא

חלון המאפשר לתעד מכתבים שנשלחו ללקוח בדואר. אפשרות זו חשובה למעקב אחר דברי דואר שנשלחו לצורך בקרה ומתן
מענה ללקוח בעת הצורך.

כתובת – הכתובת אליה נשלח המכתב. ניתן לבחור מרשימת הכתובות של המבוטח או להקליד באופן חופשי
עדיפות – מאפשר את בחירת העדיפות, נמוכה/רגילה/חשובה. 
סוג המשלוח – בחירת סוג המשלוח מתוך רשימה: דואר רגיל, רשום, חבילה ואקספרס 
חברה – מאפשר את בחירת חברת הביטוח )אם קשורה( 
תאריך האירוע – מאפשר את בחירת התאריך בו הוכנס התיעוד. 
תאריך תזכורת – מאפשר להזין תאריך תזכורת להמשך טיפול בתיעוד. כשאר מזינים תאריך ושעה התזכורת תיפתח בחלון 
“קופץ” במהלך העבודה במערכת.
סוכן – מאפשר את בחירת הסוכן 
נושא – מאפשר להזין את נושא המשלוח (פוליסה, שיק ועוד…) 
תוכן התיעוד – החלון הלבן הגדול המאפשר לרשום מלל חופשי ואף לעצב אותו (צבע, גופן וכו’…)

לסיום יש ללחוץ על כפתור “שמור

שליחת דוא"ל

אפשרות מצוינת לשליחת דוא”ל ללקוח או לנמען אחר בנוגע ללקוח. לאחר שליחתו , הדוא”ל יישמר בתיק הטיפול השוטף באופן אוטומטי

אל – בשדה זה ניתן להזין את כתובת המייל של הנמען
Cc – בשדה זה ניתן להזין כתובת מייל נוספת שאליה ישלח עותק.
Bcc – בשדה זה ניתן להזין כתובת מייל נוספת שאליה ישלח עותק מוסתר. שאר הנמענים לא יראו את הכתובת הזו.
נושא – מאפשר את בחירת התאריך בו הוכנס הדוא”ל.
עדיפות – ניתן לבחור את עדיפות המייל, נמוכה/רגילה/חשובה.
חברת ביטוח – ניתן לבחור את חברת הביטוח (אם קשורה למייל)
סוכן – מאפשר את בחירת הסוכן
תאריך תזכורת – מאפשר להזין תאריך תזכורת להמשך טיפול במייל. כשאר מזינים תאריך ושעה התזכורת תיפתח בחלון –
“קופץ” במהלך העבודה במערכת.
תוכן התיעוד – החלון הלבן הגדול המאפשר לרשום את מהלך הפגישה ואף לעצב את המלל (צבע, גופן וכו’…)

לסיום יש ללחוץ על כפתור “שמור

מכתב

לחיצה על מכתב תפתח חלון ריק להזנה ידנית של תוכן המכתב עם אפשרות עריכת טקסט בסרגל העליון.
ניתן לבחור בתבנית שנשמרה מראש ממאגר תבניות. כמו כן, ניתן לבחור בתבנית רקע למכתב ע”י לחיצה על תיבת הבחירה:
תמונת רקע“. לחיצה על סמל הריבוע מימין למילה לוגו תטמיע את לוגו החברה בראש העמוד בצדו השמאלי.
להגדרת כל האפשרויות הנ”ל יש לעיין בערך “הגדרות

תצוגה מקדימה בפורמט PDF – לחיצה על כפתור זה תציג את המסמך ב- PDF אך לא תשמור תיעוד שלו בכרטיס הטיפול
השוטף של הלקוח.
הזנת משתנים לתבנית – תיבת בחירה המאפשרת הזנת משתנים לתוך המכתב, כלומר אם לא מעוניינים להזין באופן קבוע
את כתובת המבוטח, ניתן לבחור במשתנה “כתובת” ובאפי תדע באופן אוטומטי להזין את כתובת המבוטח. כנ”ל לגבי נתוני
מעסיק ונתוני הלקוח
שמור והדפס – לחיצה על כפתור זה תפתח את המכתב בפורמט PDF מוכן להדפסה ותשמור תיעוד בכרטיס הטיפול השוטף
של הלקוח.
שלח דוא”ל – לחיצה על הכפתור תגרום לשליחת המכתב ישירות לדוא”ל המוזן בכרטיס הלקוח (הדוא”ל העיקרי)
שמור תבנית – שומרת את כל המכתב כתבנית קבועה לשימוש חוזר אצל לקוחות אחרים
נקה – מנקה את חלון המכתב מטקסט
בטל – יציאה מחלון המכתב ללא שמירה והדפסה

SMS חדש

אפשרות יעילה ביותר המאפשרת שליחת הודעת SMS מתוך תיק הלקוח לנמען אחד או יותר.

עדיפות – מאפשר את בחירת העדיפות, נמוכה/רגילה/חשובה.
חברה
– מאפשר את בחירת חברת הביטוח (אם קשורה).
תבנית: ניתן לבחור בתבנית שנשמרה מראש (מתבצע דרך הגדרות).
נשלח ממספר – ניתן לבחור איזה מספר טלפון יראה הנמען על גבי המסך כאשר תגיע אליו ההודעה.
סוכן – מאפשר את בחירת הסוכן
תאריך: תאריך נכונות ה- SMS (לא משפיע על ההודעה עצמה אלא על מעקב בדוח טיפול שוטף).
תאריך תזכורת – מאפשר להזין תאריך תזכורת להמשך טיפול בפגישה. כשאר מזינים תאריך ושעה התזכורת תיפתח בחלון
“קופץ” במהלך העבודה במערכת.
אל – שדה להזנת מס’ הטלפון של הנמען.
הוסף – מאפשר הוספת נמענים נוספים. לחיצה על הכפתור תעביר את המספר מימין לכפ